Karşıyaka Belediyesi, modern çağın gerekliliklerine uyum sağlayarak dijital arşiv yönetim sistemini büyütmeye devam ediyor. Başkan Yıldız Ünsal, “Bu sistem sayesinde halkımıza daha hızlı, güvenli ve tasarruflu şekilde hizmet veriyoruz” dedi. Dijitalleşen evrak miktarı 6 milyon 120 bin sayfayı bulurken, projeler de 565 bin metreye ulaştı.
Kolay ve hızlı erişim imkanı
Karşıyaka Belediyesi Arşiv Müdürlüğü, 13 müdürlüğe ait resmi belge ve evrakları dijital ortamda güvenli bir şekilde saklıyor. Bugüne kadar yaklaşık 6 milyon 120 bin sayfa evrak ve 565 bin metre proje taranarak Arşiv Yönetim Sistemi’ne (AYS) aktarıldı. Örnekköy Şantiye Tesisleri'nde faaliyet gösteren Arşiv Müdürlüğü’nün, Karşıyaka Belediyesi Ana Hizmet Binası’nda da bir çalışma ofisi bulunuyor. Vatandaşlar, dijitalleştirilmiş belgeleri flash bellek, CD veya e-posta ile temin edebiliyor. Dijital ortamda olmayan belgeler ise hızla taranarak yine aynı yollarla teslim ediliyor. Bu sayede vatandaşlar, randevu sistemi ile aldıkları hizmete daha hızlı ve kolay bir şekilde ulaşabiliyor. Ayrıca, Arşiv Müdürlüğü’nün ekspertiz hizmetleri de mesai saatleri içerisinde sürdürülüyor. E-ekspertiz hizmetinin de yakında hayata geçirilmesi planlanıyor.
Zaman kaybı yok
Dijital arşiv sistemi ile Karşıyaka Belediyesi, İzmir’de yerel yönetimler arasında öncü konumda bulunuyor. Bu sistem, belgelerin fiziksel arşivde aranması ile doğacak zaman ve iş gücü kaybını ortadan kaldırıyor. Yüksek güvenlik standartları altında saklanan belgelerin dosya bütünlüğü ve içerik orijinalliği korunuyor. Fotokopi, kağıt ve kartuş gibi masraflardan tasarruf edilerek çevre ve ekonomiye katkı sağlanıyor. Ayrıca, karbon salınımının azaltılmasına ve iklim krizi ile mücadeleye destek veriliyor.
Dijital arviş ile etkin hizmet
Karşıyaka Belediye Başkanı Yıldız Ünsal, kurumsal arşivin dijitalleştirilmesi ve ek hizmetlerin sunulması için çalışmaya devam ettiklerini belirtti. “Dijital arşivimizle kurumsal belleğimizi daha tasarruflu bir şekilde koruyor ve geleceğe aktarıyoruz. Fiziksel arşivimize ek olarak oluşturduğumuz dijital arşiv sayesinde evraklara kısa sürede ulaşabiliyor, evrak deformasyonunu engelliyor, evrakları daimi olarak koruyor ve kaybolmasının önüne geçiyoruz. Vatandaşlarımıza daha hızlı, etkin ve güvenli bir şekilde hizmet sunmak için çalışmaya devam edeceğiz” dedi.
